Als ondernemer koop je regelmatig producten online. Even snel een laptop, printer of kantoorstoel bestellen via bol. Je rekent af, ontvangt een bevestiging en denkt: geregeld. Maar heb je ook een juiste btw-factuur ontvangen?
In de praktijk zien we dat het hier vaak misgaat. In de kleine lettertjes staat bijvoorbeeld dat je nog een aparte btw-factuur moet opvragen. En dat gebeurt niet altijd. Met als gevolg: je kunt de btw niet terugvragen in je aangifte. Dat is zonde, want je laat geld liggen waar je gewoon recht op hebt.
Bij AFD+ komen we dit regelmatig tegen. Daarom nemen we je in deze blog mee in waar het misgaat en waar je op moet letten.
De juiste factuur is noodzakelijk
Om btw te kunnen aftrekken, heb je een correcte factuur nodig. Niet zomaar een bonnetje, maar een factuur die voldoet aan de eisen.
Denk hierbij aan:
- Een factuurnummer en factuurdatum
- De juiste naam, adres en woonplaatsgegevens (n.a.w.) van zowel jou als de leverancier
- Informatie over waar de leverancier gevestigd is
- Een duidelijke vermelding van het btw-bedrag
Ontbreekt één van deze onderdelen? Dan kan het zijn dat je de btw niet mag aftrekken.
Let op bij online aankopen
Zoals in de intro al genoemd: vooral bij (online) aankopen gaat het vaak mis. Je koopt iets, ontvangt een bevestiging, maar geen volledige btw-factuur. Of je moet deze nog apart opvragen en vergeet dat. Zonder btw-factuur kun je de btw namelijk niet verrekenen in je aangifte.
Tip: controleer na iedere online aankoop of je een volledige btw-factuur hebt ontvangen.
Aankopen binnen en buiten de EU
Koop je iets bij een leverancier in Nederland, dan staat de btw meestal gewoon op de factuur. Simpel. Maar bij leveranciers binnen of buiten de EU werkt het anders.
Binnen de EU (B2B): vaak wordt er geen btw gerekend
- Je btw-nummer staat op de factuur
- Je verwerkt dit via de aangifte en de ICP-opgave
Buiten de EU: btw kan ontbreken op de factuur
- In dat geval is er ook niets om af te trekken als voorbelasting
Zie je geen btw op de factuur staan? Dan kun je deze meestal ook niet terugvragen.
Geen factuur = geen aftrek
Dit gaat misschien nog wel het vaakst mis. Je hebt iets gekocht. De betaling staat netjes op je bankafschrift. Maar je hebt geen factuur of bon. Dan geldt simpelweg: Geen factuur = geen aftrek van btw
Toch wordt hier in de praktijk nog wel eens makkelijk mee omgegaan. Maar de Belastingdienst is daar duidelijk in.
Zorg ook zelf voor juiste facturen
Het werkt natuurlijk twee kanten op.
Niet alleen bij inkopen moet je opletten, maar ook bij je eigen facturen richting klanten.
Zorg dat jouw facturen:
- Voldoen aan alle factuurvereisten
- Het juiste btw-percentage bevatten
- Duidelijk en compleet zijn
Zo voorkom je vragen achteraf en zorg je dat jouw klanten óók hun btw kunnen aftrekken.
Tot slot
De aftrek van omzetbelasting lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk gaat het nog vaak mis. En dat is zonde, want het kost je direct geld. Met een beetje extra aandacht voorkom je dit eenvoudig. Controleer je facturen, vraag ontbrekende btw-facturen op en zorg dat je administratie klopt.
Twijfel je of je het goed doet? Of heb je vragen over een specifieke situatie? We kijken graag met je mee. Zo weet je zeker dat je gebruik maakt van alle mogelijkheden die de wet biedt.